L’emergenza epidemiologica causata dal coronavirus ha determinato il ricorso massivo allo svolgimento dell’attività di lavoro subordinato fuori dai locali aziendali. Una sorta di “applicazione sperimentale su larga scala” di una modalità di lavoro che in anni recenti è comunque stata adottata spontaneamente da un numero crescente di aziende: lo smart working o lavoro agile.
Anche se l’emergenza ha creato la necessità di agire in tempi rapidi per garantire la continuità aziendale, le deroghe alla disciplina quadro sul lavoro agile non sono molte e ne vanno rispettati i principi generali. Una spinta all’agilità dell’organizzazione non può che comportare un positivo slancio per le attività in vista di un ripensamento della realtà in cui viviamo e del concetto di produttività.
La disciplina quadro
La disciplina del lavoro agile ha ricevuto un inquadramento normativo con la L. 81/2017 che contiene “misure volte a favorire l’articolazione flessibile nei tempi e nei luoghi del lavoro subordinato”.
La norma varata tre anni fa ha regolamentato il fenomeno definendo delle regole quadro per il corretto svolgimento della prestazione lavorativa all’esterno dei locali dell’impresa e senza vincoli di orari, a beneficio del dipendente e del datore di lavoro: la normativa lascia a impresa e lavoratore la possibilità di declinare i principi generali in base alle esigenze specifiche, tramite un accordo tra le parti.
Il periodo di emergenza
La suesposta disciplina subisce nel contesto dell’emergenza Covid una deroga temporanea (al momento fino al 31 luglio) che riguarda la non obbligatorietà dell’accordo iniziale e la semplificazione dell’informativa da dare al dipendente in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
Restano invece invariate quell’insieme di regole che ne sono il cuore pulsante. Inoltre, non si deve dimenticare che il lavoro agile si colloca nella cornice del lavoro subordinato, il cui tratto centrale continua a essere l’esercizio dei poteri di direzione e controllo.
Nel periodo di emergenza, in cui si può prescindere dall’accordo individuale, è comunque opportuno fornire al lavoratore in smart working l’informativa sulle modalità d’uso degli strumenti di lavoro e sui controlli datoriali.
Gli strumenti tecnologici forniti al Dipendente per la prestazione in modalità agile, infatti, sono configurabili come strumenti “utilizzati per rendere la prestazione lavorativa” anche ai sensi e per gli effetti dell’art. 4.2 della Legge n. 300/1970 (Statuto dei lavoratori).
Conseguentemente, le informazioni raccolte possono essere utilizzate per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, se è stata data informazione ai lavoratori sulle modalità di uso degli strumenti stessi, sugli interventi che potranno venir compiuti nel sistema informatico aziendale ovvero nel singolo strumento e sui conseguenti sistemi di controllo che potranno venire eventualmente compiuti, fermo restando il rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali
Laddove non si fosse mai ricorsi alla pratica del lavoro agile, sarebbe bene procedere inoltre con la redazione di una policy o di un regolamento smart working, con principi e regole di condotta cui i lavoratori debbono uniformarsi. I contenuti possono prendere in considerazione queste macro tematiche:
- scelta del luogo da cui rendere la prestazione;
- uso di pc e altri strumenti;
- orario e le fasce di reperibilità;
- diritto/ dovere di disconnessione;
- cooperazione al rispetto delle misure di sicurezza;
- misure di protezione e riservatezza dei dati aziendali.
Il perimetro del controllo datoriale
Tali poteri sono più difficilmente esercitabili in assenza di un contatto diretto tra datore di lavoro e dipendente.
Come fare? Nella prassi si sono affermate regole quali quella di chiedere ai dipendenti la compilazione di una scheda con le prestazioni da svolgere nell’arco di un dato periodo (settimana / mese) con un report finale sugli obiettivi conseguiti, nella compilazione di questionari con le prestazioni svolte oppure nella fissazione di obiettivi di risultato per un dato periodo con la misurazione periodica del loro conseguimento.
…l’organizzazione del lavoro
Lo smart working, a differenza del vecchio telelavoro, si caratterizza per essere una modalità di svolgimento dell’attività subordinata “senza precisi vincoli di orario o luogo di lavoro”.
L’unico limite che la legge pone è quello della durata massima dell’orario giornaliero e settimanale prevista dalla legge e dalla contrattazione collettiva. Non si possono dunque superare le 48 ore settimanali e le 13 ore giornaliere, posto che 11 ore giornaliere consecutive devono essere dedicate al riposo. Non si applica invece il limite dell’orario normale di lavoro (40 ore).
Per il periodo di emergenza coronavirus è opportuno impartire, anche unilateralmente, anche ad esempio con una semplice e-mail, le necessarie prescrizioni sulle modalità di svolgimento della prestazione lavorativa. Allo stesso modo, potranno essere indicati unilateralmente i limiti massimi di orario, i tempi di riposo e quelli di disconnessione.
Questo permetterà, di fatto, di definire il perimetro del controllo datoriale.
….il diritto alla disconnessione
L’articolo 19 della legge 81/2017 stabilisce espressamente che siano individuate le misure che, sul piano tecnico e organizzativo, assicurano la disconnessione del dipendente dagli strumenti tecnologici in dotazione.
Come? Le best practice sulla materia evidenziano come la misura possa essere efficacemente attuata attraverso, ad es., la disattivazione automatica dal server o la comparsa di una notifica sui dispositivi in dotazione al lavoratore, per indicare l’obbligo di spegnimento dei dispositivi.
…le sanzioni disciplinari
L’articolo 21 della legge 81/2017 dispone che siano individuate le condotte che, se violate o disattese dai lavoratori, comportano l’applicazione di sanzioni disciplinari.
La previsione può essere soddisfatta individuando nel regolamento aziendale – di cui parlavamo più sopra – di principi e regole di condotta cui i lavoratori debbono uniformarsi.
Quanto alle sanzioni, può essere fatto un rinvio alle disposizioni in materia del contratto collettivo, nel rispetto del generale principio di proporzionalità.
La sicurezza e la protezione dei dati da intrusioni esterne
Tema centrale, inoltre, quando si opera in modalità agile, è la protezione dei dati aziendali da intrusioni esterne.
Per consentire lo svolgimento della prestazione lavorativa in regime di smart working, la fornitura di dispositivi mobili aziendali (es. PC e tablet) rappresenta indubbiamente l’opzione preferibile, essendo la più idonea a ridurre i rischi di promiscuità di trattamenti tra vita privata e lavorativa, e garantendo altresì la segregazione non solo logica ma anche fisica dei dati.
Per l’utilizzo di tali dispositivi l’azienda deve applicare le misure di sicurezza già previste per gli strumenti in uso presso i propri locali ed in sintesi:
- sotto il profilo informatico, installare sistemi antivirus, anti-malware, firewall, applicativi di gestione del computer da remoto, accessi sicuri alla rete ed ai server
- sotto il profilo organizzativo, predisporre informative e policyper l’utilizzo degli strumenti informatici in regime di smart working.
Laddove l’utilizzo dei dispositivi aziendali non sia possibile, è fondamentale, per le imprese, enunciare norme di comportamento rigorose sull’uso degli strumenti elettronici personali e sull’accesso a internet.
Regole tipo a questo preciso fine – da inserire nel medesimo regolamento aziendale – sono quelle che:
- pongono limiti di luogo, enunciando il divieto di prestare l’attività in locali pubblici o da postazioni con wifi ad accesso libero;
- pongono il divieto di scaricare applicazioni che non siano strettamente funzionali alla prestazione;
- pongono il divieto di riversare i dati aziendali sui device personali.
La sperimentazione dello smart working su larga scala che stiamo vivendo ha una funzione importante di “sconvolgimento” di mentalità e abitudini esistenti. Per potere agire in questo senso bisogna tenere conto che l’espressione smart working sottende una nuova modalità di organizzazione del lavoro che si fonda sulla responsabilizzazione delle persone e dei gruppi e sulla collaborazione.