Dal 1° gennaio 2025 il quadro fiscale sui rimborsi spese dei lavoratori autonomi è cambiato in modo significativo, e la novità interessa da vicino anche i professionisti in regime forfettario. La riforma del lavoro autonomo (D.Lgs. 192/2024) ha introdotto il principio per cui i rimborsi di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, sostenuti per l’esecuzione dell’incarico e riaddebitati analiticamente al committente, non concorrono più alla formazione del reddito imponibile (nuovo art. 54, comma 2, lett. b, TUIR).
Per i forfettari il tema ha suscitato inizialmente qualche incertezza, perché la norma riformata incide formalmente sull’art. 54 TUIR, mentre il regime forfettario determina il reddito secondo criteri propri, stabiliti dalla L. 190/2014. L’orientamento ormai prevalente, però, è che l’esclusione operi anche per chi è in regime forfettario: se una somma è esclusa dal reddito per l’autonomo “ordinario”, non può essere qualificata come compenso, e quindi non rientra tra le somme su cui applicare il coefficiente di redditività. Questa lettura è stata fatta propria anche dalla Direzione Regionale Lombardia dell’Agenzia delle Entrate, in risposta a un interpello presentato da un professionista forfettario. Un ulteriore vantaggio, non trascurabile, è che questi rimborsi non concorrono nemmeno al computo della soglia di 85.000 euro rilevante ai fini della permanenza nel regime agevolato.
Le condizioni per beneficiare dell’esenzione sono però rigorose e vanno rispettate con attenzione. Il riaddebito deve essere analitico, cioè voce per voce, con documentazione puntuale di ogni spesa – fattura o ricevuta “parlante”, riferibile al professionista e alla trasferta specifica – e le spese devono essere esposte in fattura separatamente dai compensi. L’irrilevanza fiscale del rimborso, inoltre, è subordinata al pagamento con mezzi tracciabili: carta o bonifico. Un pagamento in contanti, o una spesa documentata con scontrino non parlante, fa perdere l’esenzione e riporta il rimborso a tassazione ordinaria.
Un aspetto su cui vale la pena richiamare l’attenzione riguarda le spese di carburante e, più in generale, l’uso del mezzo proprio. Se il riaddebito avviene sotto forma di indennità chilometrica calcolata sulle tabelle ACI, l’interpello n. 270/E/2025 ha escluso questa voce dal perimetro dei rimborsi analitici esenti: resta imponibile, perché l’Agenzia delle Entrate (circolare 9/E/2025) la considera una modalità di determinazione forfettaria che incorpora costi stimati come usura, assicurazione e manutenzione, non un riaddebito puntuale di spese effettivamente sostenute. Diverso è il caso del riaddebito di spese documentate e specifiche – lo scontrino del distributore abbinato al pedaggio autostradale, entrambi pagati con carta – che può invece essere considerato analitico e beneficiare dell’esenzione. In sintesi: pedaggi pagati con Telepass o carta, e rifornimenti documentati da fattura o scontrino riferibile al professionista e pagati in modo tracciabile, restano esenti; il rimborso chilometrico forfettario no.
Quando una voce di spesa resta comunque imponibile – penso al rimborso chilometrico o a spese anticipate in contanti – l’unico strumento per recuperare integralmente l’esborso è il cosiddetto gross-up, ossia la maggiorazione dell’importo fatturato in modo che, al netto del prelievo fiscale e contributivo, resti effettivamente in tasca quanto anticipato. Nel regime forfettario, infatti, ogni euro di compenso incassato è soggetto al coefficiente di redditività proprio dell’attività esercitata, sul quale gravano poi l’imposta sostitutiva (15%, o 5% nei primi anni di attività) e il contributo previdenziale soggettivo dovuto alla propria Cassa. Il calcolo esatto della maggiorazione va quindi tarato caso per caso sulla base del coefficiente e delle aliquote applicabili.
Due accorgimenti pratici possono peraltro evitare il problema alla radice: dove possibile, far sostenere le spese direttamente al committente (prenotazioni e pagamenti di hotel e viaggi effettuati dalla società, uso di carta aziendale), oppure strutturare le spese come vere e proprie anticipazioni in nome e per conto del cliente ai sensi dell’art. 15 del DPR 633/72, con documento intestato al committente: somme da sempre escluse dal reddito imponibile.
Va segnalato, infine, che sul tema specifico dei forfettari manca ancora un chiarimento ufficiale dell’Agenzia delle Entrate a livello nazionale: la questione è indicata come un dubbio interpretativo rilevante anche in sede di compilazione del quadro LM della dichiarazione dei redditi. La posizione favorevole, per quanto solida e già avallata dalla DRE Lombardia, va quindi gestita con una documentazione impeccabile delle spese e dei relativi pagamenti. Per la corretta compilazione della dichiarazione e la calibrazione dell’eventuale maggiorazione in fattura, è comunque opportuno confrontarsi con il proprio commercialista.